ব্যবসা প্রতিষ্ঠানে প্রোকিউরমেন্ট বা কেনাকাটা বিভাগটি গুরুত্বপূর্ণ একটি ভূমিকা পালন করে। এই কাজের মধ্যে শুধুমাত্র পণ্য ও পরিষেবার ক্রয় নয়, বরং প্রতিষ্ঠানের ব্যয় নিয়ন্ত্রণ, সরবরাহকারীর সাথে সম্পর্ক এবং নিরবচ্ছিন্ন সাপ্লাই চেইন ব্যবস্থাপনা জড়িত। এই প্রক্রিয়ায় প্রায়শই সংঘর্ষের সম্ভাবনা তৈরি হয় – যেমন অভ্যন্তরীণ বিভাগগুলির সাথে সমন্বয় সমস্যা, সরবরাহকারীর সাথে দামের সমঝোতা, সেবা মান নিয়ে অভিযোগ, অথবা সময়মতো ডেলিভারি না হওয়া ইত্যাদি।
বর্তমানে বিশ্বের অনেক প্রগতিশীল সংস্থা, সংঘর্ষ ব্যবস্থাপনায় পেশাগত প্রশিক্ষণ, স্বচ্ছ যোগাযোগের কৌশল এবং প্রযুক্তিনির্ভর প্রোকিউরমেন্ট প্ল্যাটফর্ম গ্রহণ করছে যাতে করে আগাম সংকেত শনাক্ত করে তাৎক্ষণিক সমাধান প্রদান সম্ভব হয়। এছাড়াও, ESG এবং 윤리ভিত্তিক সরবরাহ ব্যবস্থা চালু করে সংঘর্ষের নৈতিক কারণগুলিও প্রতিরোধ করছে।
অভ্যন্তরীণ সংঘর্ষ: বিভিন্ন দলের মধ্যে সমন্বয়হীনতা
প্রায়শই দেখা যায় যে প্রোকিউরমেন্ট টিম এবং অন্যান্য অভ্যন্তরীণ বিভাগগুলির মধ্যে চাহিদা ও অগ্রাধিকার নিয়ে মতানৈক্য তৈরি হয়। যেমন, উৎপাদন বিভাগ নির্দিষ্ট সময়ে একটি উপকরণ চায়, কিন্তু কেনাকাটা টিম নির্ধারিত বাজেটের কারণে সেই উপকরণ নির্দিষ্ট সময়ে সরবরাহ করতে পারে না। এর ফলে উৎপাদন ব্যাহত হয় এবং পরস্পরের প্রতি আস্থার সংকট তৈরি হয়।
এই ধরনের সমস্যা মোকাবেলায় প্রথম ধাপ হচ্ছে স্পষ্ট ও নথিভুক্ত চাহিদা পরিকল্পনা। মাসিক বা ত্রৈমাসিক চাহিদা পূর্বাভাস সভা আয়োজন করলে প্রোকিউরমেন্ট এবং অন্যান্য বিভাগ একই পৃষ্ঠায় আসতে পারে। এছাড়া ERP সিস্টেমে প্রকৃত সময়ভিত্তিক তথ্যভিত্তিক সিদ্ধান্ত নেয়া সহায়ক।
সরবরাহকারীর সাথে সংঘর্ষ: দামের চাপে সম্পর্কের অবনতি
সরবরাহকারীর সাথে সবচেয়ে বেশি সংঘর্ষ হয় দামের বিষয়ে। প্রতিষ্ঠান খরচ কমাতে চাইলেও সরবরাহকারী লাভ ধরে রাখতে চায়। এই পরিস্থিতিতে একতরফা চাপ প্রয়োগ না করে পারস্পরিক স্বার্থ বিবেচনায় আলোচনায় বসা জরুরি।
চুক্তিতে SLA (Service Level Agreement) এবং মূল্যসামঞ্জস্য বিধান অন্তর্ভুক্ত করে ভবিষ্যৎ দ্বন্দ্ব হ্রাস করা যায়। নিয়মিত পারফরম্যান্স রিভিউ সভা এবং যুগপৎ পরিকল্পনা প্রক্রিয়া সম্পর্ককে দীর্ঘস্থায়ী করে তোলে।
সময়সীমা না মানা: উৎপাদন ব্যাহত ও আস্থা সংকট
প্রধান উৎপাদন উপকরণ নির্দিষ্ট সময়ে না পৌঁছালে সমগ্র উৎপাদন প্রক্রিয়া ভেঙে পড়তে পারে। এর ফলে অভ্যন্তরীণভাবে কষ্টার্জিত আস্থা নষ্ট হয় এবং ক্লায়েন্টের সাথে SLA লঙ্ঘন ঘটে।
এধরনের ঘটনা কমাতে, প্রকল্প শুরুর আগেই সুসংহত লজিস্টিক পরিকল্পনা এবং বিকল্প সরবরাহ উৎস চিহ্নিত করা দরকার। সরবরাহকারীর সাথে Risk Sharing Framework থাকলে উভয় পক্ষই দায়িত্ব অনুভব করে।
নৈতিক দ্বন্দ্ব: দুর্নীতি ও স্বজনপ্রীতির অভিযোগ
যদি কেনাকাটা প্রক্রিয়ায় স্বচ্ছতা না থাকে তবে দুর্নীতি, কমিশন গ্রহণ বা আত্মীয় সরবরাহকারীর পক্ষ নেওয়ার মতো অভিযোগ উঠে যা প্রতিষ্ঠানকে সামাজিকভাবে বিব্রত করে এবং অভ্যন্তরীণ অসন্তোষ জন্ম দেয়।
এই সমস্যা থেকে উত্তরণের পথ হলো, বৈধ পদ্ধতিতে স্বচ্ছ টেন্ডার প্রক্রিয়া, স্বয়ংক্রিয় স্কোরিং সিস্টেম এবং থার্ড-পার্টি অডিট ব্যবস্থার কার্যকর প্রয়োগ। AI-ভিত্তিক Ethical Procurement Tool ব্যবহারে বড় কোম্পানিগুলো ইতিমধ্যেই সফলতা পাচ্ছে।
প্রযুক্তিগত ভুল বোঝাবুঝি: ERP বা SCM ব্যবস্থায় সমস্যা
প্রোকিউরমেন্ট সিস্টেমে ERP বা SCM সফটওয়্যার ব্যবহারের সময় ডেটা ইনপুট ভুল অথবা নন-ইউজার ফ্রেন্ডলি UI-এর কারণে সংঘর্ষ তৈরি হয়। প্রায়শই দেখা যায় প্রোজেক্ট টিম বা অ্যাকাউন্টস বিভাগ এই টেকনিক্যাল সমস্যাকে পলিসি সমস্যা বলে মনে করে।
সমাধান হিসেবে নিয়মিত ইউজার 교육, টুল আপডেট এবং কাস্টম UI ডিজাইন প্রয়োজন। এ ছাড়া একাধিক টুল সংযুক্ত করে টুল-টু-টুল ইন্টিগ্রেশন কার্যকর করা যেতে পারে।
নেতৃত্বহীনতা ও অনির্দিষ্ট সিদ্ধান্ত কাঠামো
অনেক প্রতিষ্ঠানে স্পষ্টভাবে ঠিক করা নেই কোন ধরনের প্রোকিউরমেন্ট সিদ্ধান্ত কে নেবে। সিদ্ধান্ত বিলম্ব হলে দ্বন্দ্ব বাড়ে, কার্যকরী সমাধান আসতে দেরি হয়।
এজন্য প্রয়োজন একটি নির্দিষ্ট সিদ্ধান্ত কাঠামো ও Escalation Protocol। একজন সিনিয়র প্রোকিউরমেন্ট অফিসার বা CPO কে প্রধান করে সমস্যা নিরসনের সময়সীমা নির্ধারণ করলে অনেক সংঘর্ষ আগেই থেমে যায়।
*Capturing unauthorized images is prohibited*
